首先，要確定文件材料的保管期限。根據(jù)文件材料的特點(diǎn)、工作需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，把文件材料的保管期限劃分為永久、30年和10年三種。對(duì)于沒有立卷，仍有一定保存和使用價(jià)值的材料，可作短期保存。

其次，文件材料的保管要合乎要求。（1）要配備堅(jiān)固耐用的存放檔案柜。（2）排列整齊，便于管理和使用，不僅檔案柜排列要整齊合理，而且文件材料的存放也要整齊合理。凡是立卷的，都應(yīng)編號(hào)整齊地放入檔案柜。打開檔案柜，案卷題目、形成時(shí)間、卷宗序號(hào)一目了然。沒有立卷作短期保存的，應(yīng)單獨(dú)存放。（3）要有專人管理。管理人員要將所有存入文書檔案的材料登記造冊(cè)，做到底子清，心中有數(shù)。還要建立一套規(guī)范、適用的檢索系統(tǒng)。

最后，要實(shí)行嚴(yán)格的文件材料查閱、借用制度。（1）要嚴(yán)格查閱和借用手續(xù)。檔案材料不得讓無關(guān)人員翻閱。凡需查閱和借用的檔案材料，必須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意，并填寫《查閱借用檔案登記冊(cè)》。（2）借用者必須愛護(hù)檔案材料。不得拆散、圈畫、涂改檔案材料。未經(jīng)管理人員或者有關(guān)負(fù)責(zé)人同意，不得復(fù)制材料。（3）及時(shí)催要。凡借用換屆檔案，查閱后必須及時(shí)歸還；無正當(dāng)理由，不及時(shí)歸還的，管理人員應(yīng)抓緊催要，以免丟失或者影響使用。（4）注意保密。黨員代表大會(huì)或者黨員大會(huì)后，一些人事安排材料仍屬于保密材料，在管理和利用過程中要防止泄密。

（來源：《新編基層黨務(wù)工作手冊(cè)》）

( 編輯：白 翔   送簽：王春春   簽發(fā)：趙品 )